Domina la herramienta de almacenamiento en la nube más potente para la Administración Pública. Transforma tu manera de trabajar con documentos digitales y multiplica tu productividad con Google Drive.
En la Administración Pública, la gestión documental eficiente no es solo una ventaja competitiva: es una necesidad. Este curso intensivo te llevará desde los conceptos más básicos hasta las funcionalidades avanzadas de Google Drive, permitiéndote organizar, compartir y colaborar de manera profesional en el entorno digital.
Aprenderás a maximizar tu productividad diaria, implementar sistemas de organización que realmente funcionen y colaborar de forma segura con tu equipo. Todo esto mientras cumples con los estándares de seguridad requeridos en el sector público.
Nota de la docente: La digitalización en la Administración Pública ha acelerado enormemente desde 2020. Dominar Google Drive no solo mejorará tu eficiencia personal, sino que te posicionará como un referente tecnológico en tu organismo.

Dominar sistemas de carpetas y nomenclaturas que transformarán el caos digital en un archivo perfectamente estructurado.
Utilizar Google Docs, Sheets y Slides para trabajar en equipo de forma sincronizada, eliminando las versiones duplicadas y mejorando la comunicación interdepartamental.
Implementar protocolos de seguridad avanzados, gestión de permisos y configuraciones que cumplan con los requisitos de protección de datos en la Administración Pública.
Integrar Google Drive con el ecosistema completo de Google Workspace, automatizando tareas repetitivas y optimizando el flujo de trabajo diario.
Comenzaremos nuestro viaje digital entendiendo qué hace tan especial a Google Drive y por qué se ha convertido en la herramienta preferida de millones de organizaciones en todo el mundo. No se trata solo de "guardar archivos en internet", sino de crear un ecosistema de trabajo completamente nuevo.
En este módulo fundamental, descubrirás las ventajas revolucionarias del almacenamiento en la nube frente a los métodos tradicionales. Aprenderás por qué Google Drive no solo es más seguro que tu disco duro local, sino también más accesible, colaborativo y resiliente ante fallos técnicos.
"La nube no es el futuro del almacenamiento: es el presente. Y Google Drive es tu puerta de entrada a trabajar de forma más inteligente, no más difícil."
Google Drive es mucho más que un "disco duro virtual". Es tu oficina personal en la nube, accesible desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y lugar. Con 15 GB gratuitos expandibles, nunca más te quedarás sin espacio.
Olvídate de los pendrives perdidos, discos duros que fallan y la frustración de no poder acceder a tus archivos. Google Drive elimina estos problemas de raíz con tecnología de vanguardia.
*Hardware: Componentes físicos del ordenador
Nota de la docente: En mis años como formadora, he visto cómo empleados públicos han transformado completamente su productividad al hacer este cambio. La resistencia inicial se convierte rápidamente en entusiasmo cuando experimentan las ventajas reales.
Si aún no tienes una cuenta de Google, no te preocupes. El proceso es sencillo y completamente gratuito. Te guiaré paso a paso para que en menos de 5 minutos tengas acceso completo a todas las herramientas.
Consejo de la docente: Utiliza una contraseña robusta que incluya mayúsculas, minúsculas, números y símbolos. Tu seguridad digital es fundamental.
Una vez dentro de Google Drive, es importante que te familiarices con cada elemento de la interfaz. No es casualidad que Google haya diseñado esta disposición: cada botón, cada menú tiene un propósito específico para maximizar tu eficiencia.
Aquí encontrarás "Mi unidad" (tus archivos personales), "Compartido conmigo" (archivos que otros han compartido contigo), y "Papelera" (archivos eliminados recuperables).
El espacio principal donde se muestran tus carpetas y documentos. Puedes cambiar entre vista de lista y vista de cuadrícula según tus preferencias.
Contiene el botón "+ Nuevo" para crear archivos (Google Docs para documentos de texto, Sheets para hojas de cálculo, Slides para presentaciones, Forms para formularios, Sites para páginas web, carpetas para organización, subir archivos desde el ordenador, entre otras opciones), la barra de búsqueda avanzada y configuraciones de vista.
selecionando un archivo y clicando el icono de arriba, aparece la información adicional sobre el archivo seleccionado, incluyendo actividad reciente y opciones de compartir.

Ejercicio práctico optativo: Sube un documento PDF a tu Google Drive y compártelo conmigo en elisabetluquehenares@gmail.com con permisos de comentario. ¡Será tu primera práctica real!
Haz clic en este botón para compartir el archivo una vez seleccionado.

Organiza tus archivos desde el principio. Una buena estructura de carpetas es la base de la productividad digital.
Usa nombres descriptivos y fechas. Por ejemplo: "2025-01-Presupuesto-Departamento" en lugar de "Documento1".
Mantén tu Drive limpio moviendo archivos regularmente a sus carpetas correspondientes.
Uno de los mayores miedos al trabajar digitalmente es eliminar archivos importantes por error. Google Drive ha pensado en esto y te ofrece una segunda oportunidad con su sistema de papelera inteligente.
Los archivos eliminados no desaparecen inmediatamente, sino que se almacenan en la papelera durante 30 días. Durante este tiempo, puedes recuperarlos fácilmente con todos sus permisos y configuraciones intactas. Incluso después de este periodo, Google mantiene copias adicionales en sus sistemas de respaldo.
El archivo se mueve a la papelera pero sigue ocupando espacio en tu cuenta.
Puedes restaurar el archivo completamente haciendo clic derecho y seleccionando "Restaurar".
Tras 30 días, el archivo se elimina definitivamente y se libera el espacio de almacenamiento.
El verdadero poder de Google Drive no reside solo en el almacenamiento, sino en su capacidad revolucionaria para transformar la manera en que trabajamos con otros. En este módulo, aprenderás a convertir el trabajo individual en una sinfonía de colaboración eficiente.
La colaboración digital no es solo "enviar un enlace". Es crear ecosistemas de trabajo donde múltiples personas pueden contribuir simultáneamente, sin conflictos, con total transparencia y trazabilidad. Esto es especialmente valioso en la Administración Pública, donde la coordinación entre departamentos y la transparencia son fundamentales.
Nota de la docente: He visto equipos de trabajo reducir el tiempo de elaboración de informes de semanas a días simplemente aplicando correctamente las técnicas de colaboración que aprenderás en este módulo.
Haz clic derecho en el archivo → Compartir, en Acceso General, despliega" → "Cualquier persona con el enlace". Ideal para documentos que no contienen información sensible.

Botón "Compartir" → introducir emails de las personas o grupos → seleccionar permisos. Control total sobre quién accede a qué información.
Diferencia entre "Lectos", "Comentador" y "Editor". Cada nivel otorga diferentes capacidades de interacción con el documento.

Google Docs no es simplemente un "Word online". Es una plataforma de creación colaborativa que permite que múltiples personas trabajen simultáneamente en el mismo documento, viendo los cambios de otros en tiempo real, con colores que identifican a cada colaborador.
Para la Administración Pública, esto significa que los informes, actas de reuniones, propuestas y documentos oficiales pueden ser elaborados de forma conjunta, eliminando las tediosas rondas de emails con versiones diferentes del mismo documento.
Nota de la docente: visualiza el video para aprender a utilizar Google Docs, además podrás ver una peculiaridad muy interesante de Google Docs: la posibilidad de escribir por voz. Yo misma he recogido muchísimas actas, elaborado documentos y artículos utilizando esta función, lo que agiliza enormemente el trabajo.
Desde Google Drive, haz clic en "+ Nuevo" → "Documento de Google". Se abre un editor completo con todas las herramientas de formato profesional que necesitas.
Títulos, subtítulos, listas numeradas, tablas, imágenes. Todo lo necesario para crear documentos oficiales con aspecto profesional.
Invita a colaboradores y observa cómo aparecen cursores de colores. Cada persona que edita tiene un color distintivo para identificar sus contribuciones.
Uno de los aspectos más revolucionarios de Google Drive es la posibilidad de ver cambios en tiempo real mientras múltiples personas trabajan en el mismo documento. Esto elimina la confusión de las versiones y crea una experiencia de trabajo verdaderamente colaborativa.
Cada colaborador tiene un cursor de color único que muestra exactamente dónde está trabajando en el documento.
Conversación instantánea sin salir del documento. Perfecto para aclarar dudas o coordinar cambios.
Google guarda automáticamente cada cambio. Puedes ver quién hizo qué y cuándo, e incluso restaurar versiones anteriores.
Diferencia clave: Los comentarios no modifican el documento, las sugerencias proponen cambios específicos que el propietario puede aceptar o rechazar.
Google Sheets transforma las hojas de cálculo tradicionales en herramientas colaborativas inteligentes. Perfectas para presupuestos departamentales, seguimiento de proyectos, inventarios y cualquier tarea que requiera organización de datos numéricos.
La verdadera magia ocurre cuando múltiples personas pueden actualizar datos simultáneamente. Imagina un presupuesto donde cada departamento puede actualizar sus gastos en tiempo real, y el total se actualiza automáticamente para todos los usuarios.
Ejercicio práctico: Crea una hoja de cálculo de gastos mensuales y compártela conmigo en elisabetluquehenares@gmail.com con permisos de edición. ¡Vamos a practicar, te dejo varias videos para prácticar! ( Haz clic en este vídeo para Crear un Registro de Gastos en Google Sheets)
Nota de la docente: visualiza los videos para aprender a crear gráficos interactivos y análisis de datos en Google Sheets + IA paso a paso, además intenta pracicar con algunas formulas.
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Esta actividad tiene como objetivo enseñar al alumnado a usar fórmulas básicas (SUMA, PROMEDIO, CONTAR, SUMAR.SI) en una hoja de cálculo sencilla y aplicada a la vida real.
Indica al alumno que debe crear en Google Sheets una tabla con los siguientes encabezados en la fila 1:
Pide que introduzcan estos valores desde la fila 2:
Indica que, justo debajo de los datos (por ejemplo, a partir de la fila 8), deben añadir las siguientes fórmulas para analizar los datos:
=SUMA(D2:D6)=PROMEDIO(D2:D6)=CONTAR(B2:B6)=SUMAR.SI(C2:C6;"Vivienda";D2:D6)
También pueden escribir una breve descripción a la izquierda de cada fórmula (por ejemplo, en la columna C).
Para visualizar cómo se distribuyen los gastos por tipo, el alumnado debe crear un gráfico de pastel con los datos de “Categoría” e “Importe”.
Un gráfico circular que muestra visualmente cuánto representa cada categoría dentro del gasto total. Por ejemplo:
El gráfico debe actualizarse automáticamente si se modifica los valores en la tabla.
A continuación, una tabla completa que muestra la estructura, los datos de ejemplo y los resultados esperados de las fórmulas aplicadas:
Las presentaciones en la Administración Pública son fundamentales para comunicar proyectos, resultados y propuestas. Google Slides democratiza la creación de presentaciones profesionales, ofreciendo plantillas elegantes y herramientas de diseño que rivalizan con software mucho más costoso.
Amplia galería de diseños predefinidos, desde presentaciones corporativas hasta informes de datos. Cada plantilla está optimizada para diferentes tipos de contenido.
Varios miembros del equipo pueden trabajar simultáneamente en la misma presentación. Ideal para preparar presentaciones interdepartamentales.
Presenta directamente desde el navegador sin necesidad de descargar archivos. Compatible con proyectores y pantallas de cualquier tipo.
Nota de la docente: La clave de una buena presentación no está en los efectos visuales, sino en la claridad del mensaje. Google Slides te ayuda a mantener el foco en el contenido mientras proporciona herramientas elegantes de diseño. Te recomiendo ver los siguientes vídeos tutoriales para que te familiarices con la herramienta.
La seguridad en el entorno digital no es opcional, especialmente en la Administración Pública donde manejamos información sensible y confidencial. Este módulo te ayudará en protección digital, enseñándote no solo a usar las herramientas de seguridad de Google Drive, sino a desarrollar hábitos que protejan tu información profesional y personal.
Aprenderás que la seguridad no es un obstáculo para la productividad, sino un habilitador. Cuando tienes confianza en que tu información está protegida, puedes trabajar con mayor libertad y colaborar sin temores. Google Drive ofrece niveles de seguridad que superan a muchas soluciones empresariales costosas.
Nota de la docente: En mis formaciones, siempre dedico especial atención a la seguridad. No porque sea complicada, sino porque es la base que permite aprovechar todas las ventajas de la colaboración digital sin riesgos.
Activa la verificación en dos pasos en tu cuenta de Google. Incluso si alguien descubre tu contraseña, necesitará acceso físico a tu teléfono móvil para entrar en tu cuenta.
Configuración: Cuenta de Google → Seguridad → Verificación en 2 pasos
Herramientas recomendadas: Utiliza gestores de contraseñas como Google Password Manager (integrado y gratuito) o alternativas como 1Password (de pago). Estos generan y almacenan contraseñas únicas para cada servicio, eliminando la tentación de reutilizar contraseñas.
El control granular de permisos es una de las características más poderosas de Google Drive. No todos los documentos requieren el mismo nivel de acceso, y es fundamental entender cómo configurar cada tipo de permiso según las necesidades específicas de tu trabajo.
Revisa mensualmente quién tiene acceso a tus documentos importantes. Ve a "Compartido conmigo" y "Administrar acceso" para ver todos los permisos activos.
Otorga solo los permisos mínimos necesarios. Si alguien solo necesita leer un documento, no le des permisos de edición.
Para documentos temporales (sólo para cuentas educativas o institucionales), establece fechas de caducidad automáticas. El acceso se revoca automáticamente después de la fecha especificada. Si no tienes una cuenta de este tipo, lo tendras que realizar manualmente.
Google Drive móvil no es solo una versión reducida de la web: es una herramienta completa de productividad que te permite trabajar desde cualquier lugar. Descarga las aplicaciones desde Google Play Store o App Store.
Los expertos en Google Drive no son más inteligentes que tú: simplemente conocen los atajos y trucos que multiplican su eficiencia. Estos consejos, acumulados de años de experiencia formando a profesionales de la administración pública, pueden ahorrarte horas semanales.
No busques solo por nombres de archivo. Google Drive busca dentro del contenido de documentos, imágenes (reconoce texto en fotos) e incluso en comentarios. Usa operadores como "type:document" o "owner:email@domain.com" para búsquedas precisas.
Ctrl+Alt+M (comentar), Ctrl+Alt+Shift+H (historial de versiones), Ctrl+K (insertar enlace). Estos atajos se convierten en automáticos tras una semana de uso regular.
Ejercicio de productividad: Practica el escaneo de documentos con tu móvil. Toma una foto de cualquier documento impreso, conviértelo a PDF y compártelo conmigo como comentario en elisabetluquehenares@gmail.com. ¡Verás lo fácil que es digitizar documentos físicos!
Recuerda que todos los ejercicios/práscticas son opcionales, pero recomendables)
Google Workspace Labs es un programa de acceso anticipado que permite a usuarios seleccionados probar nuevas funcionalidades y herramientas basadas en inteligencia artificial, como Gemini, directamente integradas en las aplicaciones de Google Workspace.
Gemini potencia tu trabajo en Drive con capacidades avanzadas:
Estas innovaciones están disponibles en diversas plataformas:
Centro de ayuda: https://support.google.com/drive/answer/14217860?hl=es-419
Empezar con Workspace Labs:https://support.google.com/docs/answer/13447104?hl=es
Videos recomendados:
Como extra especial de este curso, te regalo una formación exprés en Google Sites: una super herramienta gratuita de Google para crear páginas web profesionales sin conocimientos técnicos. Perfecta para empleados públicos que necesiten crear sitios informativos, páginas de departamentos o portales de recursos internos.
Google Sites ha evolucionado enormemente en los últimos años. Lo que antes requería diseñadores web y programadores, ahora lo puedes hacer tú mismo en cuestión de horas. Y lo mejor: se integra perfectamente con todos tus documentos de Google Drive.
Ve a sites.google.com y selecciona entre plantillas profesionales. Desde páginas corporativas hasta portfolios personales, hay opciones para todos los propósitos.
Añade texto, imágenes, vídeos y documentos de Drive simplemente arrastrándolos. La interfaz es intuitiva: si sabes usar un procesador de texto, sabes usar Google Sites.
Con un clic, tu sitio está en línea con una URL personalizada. Puedes usar tu propio dominio o utilizar el subdominio gratuito de Google Sites.
Aprende a crear páginas web profesionales de forma gratuita y sin código con este completo tutorial de Google Sites, diseñado para principiantes y actualizado para 2025.

Mantente actualizado: Google actualiza constantemente sus herramientas. Activa las notificaciones del blog oficial y suscríbete a canales especializados para conocer nuevas funcionalidades antes que nadie.
Nota de la docente: La tecnología evoluciona rápido, pero los principios fundamentales que has aprendido en este curso permanecen. Concéntrate en dominar estos fundamentos y las actualizaciones serán fáciles de adoptar.
Estos atajos te permiten crear documentos nuevos de Google Workspace de forma instantánea. Simplemente escribe el atajo deseado directamente en la barra de direcciones de tu navegador (Chrome, Firefox, Edge, etc.) y pulsa Enter. No necesitas navegar por Google Drive ni abrir la aplicación; se creará un documento nuevo y vacío listo para que empieces a trabajar. Por ejemplo, para iniciar un nuevo documento de Google Docs, escribe doc.new en tu barra de direcciones y le das a Enter.
nuevo documento - Google Docs (procesador de textos colaborativo)
nueva hoja de cálculo - Google Sheets (análisis de datos y presupuestos)
nueva presentación - Google Slides (diapositivas profesionales)
nueva nota - Google Keep (notas rápidas y recordatorios)
nuevo formulario - Google Forms (encuestas y cuestionarios)
nuevo sitio web - Google Sites (páginas web sin programar)
nuevo evento - Google Calendar (citas y reuniones)
nueva reunión - Google Meet (videoconferencia instantánea)
Has completado un viaje extraordinario desde ser un principiante en Google Drive hasta convertirte en un usuario avanzado capaz de aprovechar todo el potencial de la colaboración digital. Las habilidades que has adquirido no solo mejorarán tu eficiencia personal, sino que te posicionarán como un líder digital en tu organismo público.
Has cubierto todas las funcionalidades esenciales de Google Drive y Google Workspace
Desde organización básica hasta colaboración avanzada y trucos de productividad
Las herramientas que dominas ahora te acompañarán toda tu carrera profesional
"El conocimiento que has adquirido es una inversión que se multiplica cada día. Cada documento que organices, cada colaboración que facilites, cada hora que ahorres, son dividendos de tu dedicación en este curso."
Tu próximo paso: Aplica lo aprendido en tu trabajo diario. No esperes al "momento perfecto" para empezar. La práctica constante es lo que transforma el conocimiento en habilidad, y la habilidad en excelencia profesional.
¡Estoy orgullosa de tu dedicación y espero saber de tus éxitos aplicando Google Drive en tu día a día profesional!
Google Drive de cero a experto: Organización y productividad en la nube